Mengapa Sertifikat Standar Tidak Lolos Verifikasi Padahal Sudah Disetujui Dinas Terkait?

Dalam proses perizinan berusaha melalui sistem Online Single Submission (OSS), tidak sedikit pelaku usaha yang menghadapi situasi membingungkan. Sertifikat Standar sudah diterbitkan, dokumen persyaratan telah diajukan, bahkan pemeriksaan oleh instansi teknis melalui sistem seperti SIINas sudah dilakukan. Namun, status Sertifikat Standar masih belum terverifikasi atau proses perizinan justru mengalami kendala.

Mengapa hal ini bisa terjadi? Apakah persetujuan dinas terkait belum cukup? Atau terdapat persyaratan lain yang belum dipenuhi?

Salah satu penyebab yang perlu diperiksa adalah legalitas bangunan usaha, khususnya Persetujuan Bangunan Gedung (PBG) dan Sertifikat Laik Fungsi (SLF). Namun, masalah verifikasi Sertifikat Standar tidak selalu disebabkan oleh kedua dokumen tersebut.

Untuk memahaminya, pelaku usaha perlu mengetahui hubungan antara OSS, SIINas, kewenangan instansi teknis, dan pemenuhan persyaratan dasar perizinan berusaha.

1. Mengapa Sertifikat Standar Sudah Terbit tetapi Belum Terverifikasi?

Dalam penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko, Sertifikat Standar merupakan salah satu bentuk perizinan bagi kegiatan usaha dengan tingkat risiko menengah.

Khusus untuk kegiatan usaha berisiko menengah tinggi, Sertifikat Standar dapat diterbitkan melalui OSS berdasarkan pernyataan kesanggupan pelaku usaha untuk memenuhi standar kegiatan usaha.

Namun, penerbitan tersebut belum berarti seluruh persyaratan telah diperiksa dan dinyatakan memenuhi ketentuan.

Sertifikat Standar yang diterbitkan pada tahap awal masih dapat memiliki status belum terverifikasi.

Pelaku usaha selanjutnya harus memenuhi persyaratan kegiatan usaha dan menjalani proses verifikasi oleh instansi yang berwenang.

Dengan demikian, terdapat perbedaan penting antara:

• Sertifikat Standar yang telah diterbitkan tetapi belum terverifikasi.

• Sertifikat Standar yang sudah melalui pemeriksaan dan dinyatakan terverifikasi.

Perbedaan ini penting karena untuk kegiatan berisiko menengah tinggi, Sertifikat Standar yang belum terverifikasi pada prinsipnya digunakan sebagai dasar persiapan kegiatan usaha, sedangkan kegiatan operasional atau komersial memerlukan pemenuhan ketentuan perizinan yang berlaku.

2. Sudah Disetujui melalui SIINas, Mengapa Masih Terkendala di OSS?

Untuk kegiatan usaha sektor perindustrian, salah satu sistem yang digunakan dalam proses pemenuhan dan verifikasi persyaratan adalah Sistem Informasi Industri Nasional (SIINas).

SIINas berfungsi sebagai sarana pengelolaan dan penyampaian data maupun dokumen industri yang terintegrasi dengan OSS.

Dalam proses perizinan sektor perindustrian, pelaku usaha menyampaikan dokumen persyaratan melalui SIINas. Permohonan tersebut kemudian diperiksa oleh instansi yang memiliki kewenangan sesuai jenis kegiatan dan lokasi usaha.

Namun, terdapat hal penting yang sering tidak disadari pelaku usaha: status pemeriksaan atau persetujuan pada suatu tahapan belum tentu sama dengan keputusan akhir verifikasi Sertifikat Standar.

Sebagai contoh, terdapat perbedaan antara dokumen yang telah diterima, pemeriksaan yang telah dilakukan, persyaratan tertentu yang dinyatakan sesuai, dan berita acara verifikasi akhir yang menyatakan seluruh standar kegiatan usaha telah terpenuhi.

Menurut Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 37 Tahun 2025, berita acara hasil verifikasi sektor perindustrian disampaikan kepada OSS melalui SIINas. Jika hasilnya menyatakan kesesuaian, OSS menerbitkan Sertifikat Standar dengan tanda terverifikasi.

Artinya, apabila keputusan akhir verifikasi memang telah menyatakan seluruh persyaratan sesuai tetapi status OSS belum berubah, perusahaan perlu memastikan bahwa hasil verifikasi telah diteruskan dan diproses dengan benar.

Sebaliknya, apabila persetujuan yang dimaksud baru mencakup sebagian persyaratan atau tahap pemeriksaan tertentu, masih mungkin terdapat persyaratan lain yang harus diselesaikan.

Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan jenis persetujuan yang sudah diperoleh, bukan hanya melihat keterangan bahwa suatu dokumen telah disetujui.

3. Penyebab Sertifikat Standar Tidak Lolos Verifikasi

Terdapat sejumlah kondisi yang perlu diperiksa ketika Sertifikat Standar belum berhasil diverifikasi.

A. PBG dan SLF Belum Terpenuhi

PBG dan SLF merupakan dokumen yang berkaitan dengan legalitas dan kelaikan fungsi bangunan gedung.

PBG berkaitan dengan persetujuan penyelenggaraan bangunan gedung sesuai ketentuan yang berlaku, sedangkan SLF menunjukkan bahwa bangunan telah memenuhi persyaratan kelaikan fungsi.

Bagi perusahaan industri, fasilitas berupa pabrik, gudang, bangunan produksi, dan bangunan penunjang merupakan bagian penting dari kegiatan operasional.

Dalam proses verifikasi, legalitas dan kondisi bangunan tersebut dapat menjadi perhatian instansi yang berwenang.

Beberapa persoalan yang sering perlu diperiksa antara lain:

• Bangunan pabrik sudah digunakan tetapi belum memiliki SLF.

• PBG tersedia, tetapi fungsi bangunan tidak sesuai dengan kegiatan usaha.

• Bangunan telah mengalami perluasan atau perubahan tanpa penyesuaian dokumen terkait.

• Terdapat perbedaan luas, alamat, atau jumlah bangunan antara dokumen dan kondisi lapangan.

• Perusahaan belum menyelesaikan proses pemenuhan persyaratan bangunan gedung.

Namun, ketiadaan PBG tidak selalu berarti permohonan pasti ditolak. PP Nomor 28 Tahun 2025 juga mengatur mekanisme khusus bagi bangunan yang telah berdiri sebelum berlakunya peraturan tersebut.

Karena itu, penyelesaian masalah PBG/SLF harus mempertimbangkan status dan riwayat bangunan, bukan semata-mata mewajibkan seluruh perusahaan membuat PBG baru.

B. Ketidaksesuaian Data antara OSS dan SIINas

Perbedaan data antarsistem juga dapat menimbulkan kendala pemeriksaan.

Contohnya meliputi perbedaan informasi lokasi kegiatan usaha, kapasitas produksi, jenis kegiatan industri, fasilitas produksi, atau data lain yang menjadi bagian dari persyaratan verifikasi.

Apabila ditemukan perbedaan, perusahaan perlu memastikan data yang digunakan pada setiap sistem sesuai dengan kondisi usaha yang sebenarnya.

C. Persyaratan Kegiatan Usaha Belum Sepenuhnya Dipenuhi

Setiap bidang usaha dapat memiliki standar kegiatan yang berbeda berdasarkan KBLI, skala usaha, tingkat risiko, dan ketentuan sektoral.

Persyaratan tersebut tidak selalu terbatas pada kelengkapan administratif.

Untuk kegiatan industri tertentu, pemeriksaan dapat mencakup aspek fasilitas produksi, mesin dan peralatan, kapasitas produksi, serta persyaratan teknis lain sesuai standar kegiatan usaha.

Karena itu, dokumen yang sudah diunggah dan dinyatakan lengkap secara administratif belum tentu telah memenuhi seluruh standar substantif yang diperiksa.

D. Persyaratan Dasar Perizinan Masih Bermasalah

Selain standar sektoral, perusahaan juga perlu memperhatikan persyaratan dasar perizinan berusaha.

Persyaratan tersebut dapat berkaitan dengan kesesuaian kegiatan pemanfaatan ruang, persetujuan lingkungan, serta ketentuan bangunan gedung.

Permasalahan pada salah satu aspek tersebut dapat menjadi hambatan pemenuhan perizinan, sesuai ketentuan yang berlaku bagi kegiatan usaha bersangkutan.

E. Ketidaksesuaian antara Dokumen dan Kondisi Lapangan

Pada kegiatan usaha tertentu, verifikator dapat melakukan pemeriksaan lapangan.

Pemeriksaan ini bertujuan memastikan bahwa dokumen yang disampaikan sesuai dengan kondisi fasilitas dan kegiatan usaha.

Sebagai contoh, perusahaan menyampaikan dokumen fasilitas produksi dengan kapasitas tertentu, tetapi kondisi aktual menunjukkan perbedaan signifikan.

Ketidaksesuaian tersebut dapat memerlukan klarifikasi, penyesuaian dokumen, atau pemenuhan persyaratan lebih lanjut.

F. Proses Verifikasi dan Pembaruan Status Belum Selesai

Tidak semua Sertifikat Standar yang belum menunjukkan status terverifikasi berarti telah ditolak.

Ada kemungkinan proses masih berada pada tahap pemeriksaan, pengembalian dokumen untuk perbaikan, atau penyampaian hasil verifikasi antarsistem.

Perusahaan harus membedakan status masih diproses, dikembalikan untuk diperbaiki, dinyatakan tidak sesuai, dan telah terverifikasi.

Masing-masing memiliki konsekuensi serta langkah tindak lanjut yang berbeda.

4. Apakah Sertifikat Standar Bisa Ditolak meskipun Sebelumnya Sudah Terbit?

Bisa, khususnya apabila Sertifikat Standar masih berstatus belum terverifikasi.

Untuk sektor perindustrian dengan risiko menengah tinggi, Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 37 Tahun 2025 mengatur mekanisme pemeriksaan dan tindak lanjut apabila persyaratan kegiatan usaha dinyatakan tidak sesuai.

Apabila berita acara verifikasi akhir memuat keputusan ketidaksesuaian, Sistem OSS dapat melakukan pencabutan terhadap Sertifikat Standar dengan tanda belum terverifikasi sesuai ketentuan tersebut.

Namun, penting untuk membedakan penolakan hasil verifikasi dari proses pengembalian dokumen untuk diperbaiki.

Tidak semua catatan verifikator langsung berarti Sertifikat Standar telah dicabut.

Karena itu, pelaku usaha sebaiknya memeriksa status perizinannya dan dokumen hasil verifikasi sebelum mengambil langkah administratif baru.

5. Bagaimana Mengatasi Sertifikat Standar yang Tidak Lolos Verifikasi?

Jika perusahaan menghadapi persoalan ini, langkah pertama bukan langsung mengajukan Sertifikat Standar atau NIB baru.

Perusahaan sebaiknya melakukan pemeriksaan menyeluruh terhadap status dan persyaratan perizinannya.

Langkah 1 — Periksa status Sertifikat Standar di OSS.

Pastikan apakah statusnya masih belum terverifikasi, sedang diproses, dikembalikan untuk perbaikan, atau sudah terdapat keputusan ketidaksesuaian.

Langkah 2 — Periksa hasil pemeriksaan melalui SIINas.

Untuk sektor industri, identifikasi tahapan yang telah disetujui, dokumen yang diperiksa, serta apakah berita acara verifikasi akhir telah diterbitkan.

Langkah 3 — Identifikasi penyebab utama kendala.

Periksa apakah masalah berasal dari dokumen sektoral, ketidaksesuaian data, persyaratan dasar, atau legalitas bangunan.

Langkah 4 — Lakukan audit PBG dan SLF jika relevan.

Pemeriksaan perlu mencakup riwayat bangunan, IMB/PBG yang tersedia, status SLF, fungsi aktual bangunan, dan ketentuan penyelesaian bagi bangunan yang sudah berdiri.

Langkah 5 — Sinkronkan data serta lengkapi persyaratan.

Pastikan informasi pada OSS, SIINas, dokumen teknis, dan kondisi lapangan tidak saling bertentangan.

Langkah 6 — Tindak lanjuti catatan verifikator sesuai prosedur.

Apabila masih tersedia kesempatan perbaikan, lakukan pemenuhan persyaratan sesuai tenggat yang berlaku.

Apabila keputusan akhir telah diterbitkan, mekanisme penyelesaiannya perlu disesuaikan dengan status dan dasar keputusan tersebut.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Apakah persetujuan melalui SIINas berarti Sertifikat Standar otomatis terverifikasi?

Tidak setiap status persetujuan dalam proses SIINas berarti verifikasi akhir telah selesai. Untuk sektor perindustrian, hasil verifikasi akhir dari instansi berwenang diteruskan melalui SIINas kepada OSS. Keputusan kesesuaian itulah yang menjadi dasar penerbitan Sertifikat Standar terverifikasi.

Apakah perusahaan wajib memiliki PBG dan SLF agar Sertifikat Standar lolos verifikasi?

Kewajiban dan mekanisme pemenuhannya bergantung pada kondisi bangunan serta ketentuan yang berlaku. Perusahaan perlu memeriksa status bangunan, persyaratan kegiatan usaha, dan apakah dokumen bangunan menjadi bagian dari pemeriksaan yang relevan.

Bagaimana jika pabrik sudah berdiri tetapi belum memiliki PBG?

PP Nomor 28 Tahun 2025 mengatur bahwa untuk bangunan yang telah berdiri sebelum peraturan tersebut berlaku dan belum memiliki IMB/PBG, terdapat mekanisme pengajuan SLF tanpa harus terlebih dahulu memperoleh PBG baru. Penerapannya tetap harus mengikuti persyaratan dan pemeriksaan teknis yang berlaku.

Apakah Sertifikat Standar yang belum terverifikasi boleh digunakan untuk beroperasi?

Untuk kegiatan industri berisiko menengah tinggi, Sertifikat Standar yang belum terverifikasi merupakan dasar bagi tahap persiapan usaha. Pelaksanaan kegiatan operasional atau komersial harus mengikuti ketentuan perizinan yang berlaku.

Apakah perusahaan perlu membuat NIB baru jika verifikasi ditolak?

Tidak selalu. Langkah penyelesaian ditentukan berdasarkan alasan penolakan, status permohonan, dan mekanisme pengajuan atau verifikasi kembali yang tersedia. Mengajukan NIB baru tanpa memperbaiki penyebab ketidaksesuaian belum tentu menyelesaikan masalah.

7. Kesimpulan

Sertifikat Standar yang sudah terbit melalui OSS tidak selalu berarti seluruh persyaratan kegiatan usaha telah terpenuhi.

Demikian pula, pemeriksaan atau persetujuan pada satu tahapan melalui sistem sektoral seperti SIINas tidak boleh langsung disamakan dengan keputusan akhir bahwa seluruh perizinan telah terverifikasi.

Kendala dapat berasal dari persyaratan sektoral yang belum lengkap, ketidaksesuaian data, persyaratan dasar perizinan, hingga legalitas dan kelaikan bangunan seperti PBG dan SLF.

Apabila seluruh persyaratan sektoral sudah dinyatakan sesuai melalui berita acara verifikasi akhir tetapi status OSS belum berubah, perusahaan perlu menelusuri alur penyampaian keputusan serta status pada sistem terkait.

Kunci penyelesaiannya adalah mengidentifikasi secara tepat pada tahap mana proses terhambat dan persyaratan apa yang belum terpenuhi.

Dengan pemeriksaan yang menyeluruh, perusahaan dapat menentukan langkah tindak lanjut yang tepat tanpa mengulang proses administrasi yang sebenarnya tidak diperlukan.

Konsultasi Kendala Verifikasi Sertifikat Standar

Mengalami kendala verifikasi Sertifikat Standar melalui OSS meskipun telah melakukan pemenuhan persyaratan sektoral?

MitraLegal.co.id menyediakan layanan pendampingan legalitas usaha, termasuk penanganan kebutuhan perizinan berusaha, PBG, dan SLF sesuai ruang lingkup layanan dan kondisi perusahaan.

Konsultasikan terlebih dahulu status serta kendala perizinan perusahaan Anda agar langkah penyelesaian dapat ditentukan berdasarkan persyaratan yang berlaku.

Pelajari layanan legalitas usaha melalui MitraLegal.co.id.

Disclaimer: Artikel ini disusun sebagai informasi umum mengenai perizinan berusaha. Persyaratan dan prosedur penyelesaian harus disesuaikan dengan KBLI, tingkat risiko, lokasi, kondisi bangunan, kewenangan instansi, serta ketentuan yang berlaku pada masing-masing kegiatan usaha.